Как правильно формировать электронные чеки — рассказывает LIFE PAY

Электронный чек — также же кассовый документ, как и привычный всем бумажный, только в цифровом виде. Он также позволяет покупателю делать возвраты и налоговые вычеты, как и бумажный чек. Он может предоставляться по требованию клиентов в любых торговых точках.

Согласно п. 1.1.2 54-ФЗ, предприниматели обязаны использовать онлайн-кассу для проведения платежей и выдачи бумажных или электронных чеков.

Бумажные чек можно заменить электронным, если его можно отправить покупателю по одному из следующих каналов:

• через SMS;
• в мессенджер (VK, Viber, WhatsApp), привязанный к номеру телефона;
• по электронной почте.

ВАЖНО! Самое главное условие, при котором может быть отправлен электронный чек, — клиент должен указать номер телефона или электронную почту перед совершением платежа, иначе это противоречит 54-ФЗ.

Чек отправляется клиенту лицом, осуществляющим платеж, то есть кассиром или платежным агентом.

Этот процесс также может быть автоматизирован с помощью сервисов ОФД (Оператора фискальных данных), с которым заключен договор. Для оплавки чеков в SMS, необходимо приобрести пакет сообщений. Отправка чеков по электронной почте осуществляется бесплатно.

Чем электронные чеки отличаются от бумажных?

Электронные чеки имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, но различия все же есть.

• Кассир распечатывает чек независимо от того, нужен он клиенту или нет. Электронный чек действителен, если клиент согласен получить его вместо бумажного.
• Обязательно нужно запросить контактные данные. Для печатного чека в них нет необходимости. Для отправки электронного чека клиент должен сообщить номер телефона или адрес электронной почты, на который он хочет получить чек в момент оплаты.

  Поскольку номера мобильных телефонов и адреса электронной почты являются персональными данными, существуют определенные правила их сбора и обработки:

• Долговечность. Бумажные чеки достаточно быстро приходят в негодность, а электронные можно в любой момент просмотреть на смартфоне или в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».
• Существует ограничение по времени выдачи чека. Если бумажный чек должен быть выдан сразу после оплаты, то электронный согласно 192-ФЗ должен быть отправлен:

1. не позднее следующего дня после оплаты

2. в момент получения получателем посылки от курьера в случае интернет-продаж

Что должно быть в электронном чеке?

Чтобы электронный чек имел юридическую силу, он должен содержать обязательные сведения. Их перечень указан в статье 54-ФЗ 4.7 и в приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662.

Набор сведений отличается в зависимости от способа получения чека: по почте или в SMS.

SMS на номер телефона

SMS-версия электронного чека имеет ограниченное количество символов, поэтому законодательство разрешает указывать лишь основную информацию:

• Наименование документа
• Дата и время покупки
• Итоговая сумма
• Регистрационный номер кассового аппарата
• Фискальный признак
• Ссылка на полную версию на сайте ОФД.

В мессенджеры

Чеки в мессенджерах отправляются в виде изображения, PDF-файла или ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. Ссылка ведет на страницу с полной электронной версией квитанции.

Важно! не удалять такие чеки, чтобы была возможность вернуть товар.

На электронную почту

• Письмо с чеком более подробно, в отличие от SMS-версии
• Общие обязательные реквизиты:
• Наименование документа
• Порядковый номер смены
• Дата, время и адрес магазина/офиса
• Название организации или индивидуального предпринимателя
• Признак расчета
• Наименование товара, работы или услуги
• Ставка НДС
• Стоимость единицы товара
• Скидка
• Итоговая сумма;
• Способ оплаты — наличная или безналичная оплата;
• Регистрационный номер кассового аппарата;
• Номер фискального накопителя;
• Фискальный признак документа;
• Сайт для проверки подлинности чека;
• Номер фискального документа;
• Должность и ФИО кассира
• ИНН организации или индивидуального предпринимателя
• QR-код размером не менее 2 x 2.

Обязательные реквизиты для электронного чека — это:

• Номер телефона или электронной почты покупателя;
• номер версии ФФД;
• Код формы фискального документа;
• Система налогообложения

Если в продаже задействован платежный агент, необходимо указать следующие данные:

• Сумма вознаграждения агента;
• Номера телефонов агента, поставщика и оператора, принимающего платеж

  Сотрудники в спешке вводят неправильную сумму на кассе? Ваша прибыль уходит на оплату штрафов от налоговой, менторов для обучения и выплату зарплаты сотрудникам, хотя они не выполняют свои непосредственные обязанности

QR-коды на чеках

QR-коды — это двухмерные коды в виде квадрата 2 Х 2 см, которые кодируют следующие данные:

• Время и дата платежа
• Номер фискального документа
• Признак расчета
• Общая сумма
• Номер ФН
• Фискальный признак документа.

Покупатель может проверить эту информацию, отсканировав код на чеке.

QR-коды — это возможность добавить к чеку дополнительную информацию, например, веб-сайт магазина или информацию о скидках.

Электронные чеки для маркированных товаров

Для правильной фискализации оплаты маркированных товаров, помимо вышеперечисленных данных, чек должен содержать:

• Код товара;
• GTIN
• Серийный номер.
• Символ маркировки [М].

ВАЖНО. Эти данные не обязательны для печатной версии

Могу ли я отправлять электронные чеки вместо бумажных?

Предприятия розничной торговли обязаны выдавать чеки своим покупателям в любом случае. По умолчанию это бумажный документ, формируемый онлайн-кассой. Он может быть отправлен и в электронном виде при соблюдении условий ст. 54-ФЗ 1.2.

Когда вместо бумажных можно выдавать электронные

• по просьбе клиента (в противном случае выдается бумажный чек);
• если клиент до оплаты предоставил номер телефона или адрес электронной почты;
• у продавца есть техническая возможность передать информацию в электронном виде.

Предприниматель не обязан проверять подлинность контактных данных покупателя. Поэтому продавец не несет ответственности, если покупатель указал неверный номер телефона или адрес электронной почты.

Юридическая сила электронных квитанций

О равенстве юридической силы электронных и бумажных чеков говорится в письме Минфина от 12.10.2017 № 03-01-15/66784.

По закону электронные чеки приравниваются к кассовым чекам на бумаге, если совпадает следующая информация:

• регистрационный номер кассы
• сумма оплаты, ее дата и время
• фискальный признак документа
• ссылка на скачивание чека

Об этом говорится в абзаце 4 пункта 1.2 статьи 54-ФЗ.

Получатели могут проверить подлинность электронных квитанций по QR-коду или реквизитам с помощью приложения «Проверка кассовых чеков налоговой службой РФ» или на сайте ОФД.

Когда нельзя использовать электронные чеки

Если кассовый аппарат работает в обычном режиме, он может формировать электронные чеки. В автономном режиме (то есть без интернета) печать бумажных чеков является обязательным требованием, предусмотренным статьями 54-ФЗ 1.2 и 2.7.

Во всех случаях, когда невозможно сформировать электронный чек, печать обычного является обязательной.

Испытываете сложность в получении и обработке информации о платежах и чеках из разных систем и личных кабинетов? Так бывает, если данные о продажах не связаны с фискальными данными. Точный и грамотный учет занимает время, а при ошибках — штрафы от налоговой

Не отправляете клиентам чеки?