ЭОС: Делопроизводство в системе EOS for SharePoint

Система EOS for SharePoint содержит все инструменты для автоматизации документооборота компании, позволяя автоматизировать работу с документами, поручениями и контролем их исполнения. Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов и заполняет поля регистрационной карточки документа. 

Прикрепляет файл документа. Система позволяет прикреплять файлы в ручном, либо в автоматическом режиме, с использованием сканера документов. Регистрируем документ в системе EOS for SharePoint. Все создаваемые документы можно связать с уже имеющимися документами в системе. Например, с договором, либо необходимым комплектом документов. После регистрации входящего документа в системе необходимо направить его на рассмотрение заинтересованному сотруднику. Документ может быть направлен сотруднику с разным типом задач: ознакомление, рассмотрение, исполнение документа, для сведения. Система автоматически фиксирует движение документа в системе. 

Получив документ, руководитель может перенаправить документ на ознакомление другим сотрудникам, создать поручение, либо передать документ на рассмотрение помощнику. Помощник заполняет текст резолюции при необходимости добавляет нужные файлы документов. Резолюция может содержать пункты, адресованные разным сотрудникам с различными задачами и сроками исполнения. Направляем документ в работу. При большом документопотоке пользователь может оперативно находить необходимые документы, выбирая их по типу задач, либо по сроку исполнения. Система автоматически фиксирует движение документа по исполнителям, контролирует сроки исполнения, напоминает о наступлении срока исполнения по задаче. Исполнитель знакомится с выданным поручением. Необходимо подготовить ответное письмо. 

Подготовить ответное письмо можно из карточки документа. Для того, чтобы история переписки сохранялась в системе, создаем связанный документ. Выбираем необходимые реквизиты, которые нам нужно скопировать. Документы автоматически связываются между собой. Используя шаблоны документов, исходящий документ создается на фирменном бланке с автоматическим заполнением необходимых реквизитов. При необходимости согласования документа система автоматически подберет необходимый процесс согласования, настроенный в соответствии с регламентами компании. Исходящий документ подписывается руководителем компании, либо его заместителем. При утверждении пользователь может подписать исходящий документ электронной подписью. Отчитываемся об исполнении поручения. Система автоматически отслеживает все сроки исполнения поручений. Используя списки поручений, можно быстро отфильтровать необходимые по типу или сроку исполнения. Инициатор может снять поручение с контроля, либо направить на доработку, указав причину. При необходимости добавить нужные файлы документов, а также продлить срок по запросу исполнителя.

С помощью системы EOS for SharePoint можно ознакомить сотрудников с необходимыми документами. Например, с приказом по организационно-распорядительной деятельности. Для этого выбираем необходимый документ из списка и направляем его для ознакомления всем сотрудникам или конкретному пользователю. С использованием системы EOS for SharePoint деятельность компании становится максимально прозрачной и контролируемой!