ЭОС: Управление договорами в системе EOS for SharePoint

Система EOS for SharePoint позволяет повысить эффективность работы с договорами, создавать и согласовывать любые типы договоров, контролировать исполнение, хранить и отслеживать договора на каждом этапе работы. Для того, чтобы создать новый договор, необходимо заполнить поля карточки. Для разных типов договоров поля карточки могут настраиваться индивидуально. В случае, если вы ранее не работали с контрагентом, его можно добавить в систему. После заполнения всей необходимой информации, создаем карточку договора, содержащую все необходимые реквизиты и информацию. Присвоение порядкового номера происходит автоматически. Благодаря готовым шаблонам документов договор формируются автоматически с заполнением всей необходимой информации. Правила обработки договора настраиваются на основании регламента. 

Система автоматически подберет необходимый бизнес-процесс, проанализировав информацию, которая была заполнена при создании договора. Система EOS for SharePoint отслеживает все процессы, происходящие при работе с договором: согласование, утверждение, регистрацию договора, отправку пакета документов контрагенту. На каждом этапе система предоставит всю информацию о ходе рассмотрения и обработки документа, делая процесс работы с документами максимально прозрачным. EOS for SharePoint позволяет контролировать выполнение работ по каждому этапу договора. Для этого в карточке договора необходимо заполнить раздел «Этапы работ» с указанием сроков и необходимых действий по этапам. 

Система позволяет контролировать окончание сроков действия договоров, автоматически напоминая пользователю о сроках завершения договора. При необходимости продления договора пользователь из регистрационной карточки договора может создать дополнительное соглашение с необходимым комплектом документов по договору. Для заверения документов пользователь может подписать файлы документов электронной подписью и направить их контрагенту по электронным каналам связи. Для поиска необходимых договоров пользователь может воспользоваться поисковыми формами, либо специальными фильтрами, настроенными в системе. 

Система позволяет быстро формировать необходимые реестры по договорам и другие списки по документам. Быстрый поиск по документам, например по заключенным договорам с контрагентом, значительно упрощает подготовку отчетности. В любой момент можно ознакомиться со всеми связанными документами, относящимися к данному договору, посмотреть их файлы. Система фиксируют все изменения, которые проводились в карточке договора, позволяет ознакомиться с пересылкой документов внешним адресатам.