Онлайн-касса — какую выбрать

Согласно 54-ФЗ юрлица и ИП, которые принимают наличные и безналичные платежи от покупателей, должны использовать онлайн-кассу. Однако есть и исключения. LIFE PAY разбирается, кому необходимо подключать устройство, какое оборудование лучше выбрать и во сколько оно обойдется.

Что такое онлайн-касса?

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника, которая обрабатывает данные о всех проводимых торговых операциях, распечатывает чеки, сохраняет данные в фискальном накопителе, надежно шифрует информацию, направляет ее оператору фискальных данных (ОФД), который передает отчеты о транзакциях в налоговую службу.

К основным преимуществам онлайн-касс относятся:

Есть возможность тщательнее отслеживать продажи и контролировать сотрудников.
Процедура подключения гораздо проще, чем физической ККТ. При этом регистрация оборудования проходит на сайте налоговой службы, личного посещения отделения не потребуется.
Гораздо меньше бумажной волокиты и проверок. ФНС проще отслеживать налоговые отчисления, данные которых невозможно подделать.
Если раньше информация о торговых операциях сохранялась в фискальном накопителе и его надо было самостоятельно передавать в контролируещие органы, то онлайн-касса все это делает самостоятельно в режиме реального времени.

Кроме того, онлайн-кассы, как и старые кассовые аппараты, можно взять в аренду. Для начинающих предпринимателей — это один из оптимальных вариантов для запуска бизнеса.

Виды онлайн-касс

С каждым днем производители выпускают новые модели кассовых аппаратов. На сайте ФНС опубликован реестр устройств, которые полностью соответствует действующему законодательству. Перед покупкой ККТ рекомендуется проверить модель по представленному списку, чтобы избежать вопросов от налоговых инспекций.

Онлайн-кассы по принципу подключения и работы можно разделить на следующие категории:

Стационарные моноблоки. Это многофункциональные устройства, которые сочетают в себе функции ПК, фискального накопителя и специальной программы. В такое оборудование есть возможность интегрировать бухгалтерские приложения, благодаря которым можно отслеживать остатки товара. Стационарные моноблоки по цене обойдутся дороже аналогов, но они позволяют полностью оптимизировать бизнес-процессы.
Автономные онлайн-кассы. Устройства работают от аккумулятора и оснащены встроенным модемом. Такая ККТ удобна для продаж в отдаленных районах и выездной торговли. Одни из главных недостатков автономного оборудования — кассу нельзя перенастроить и добавить новые функции.
Фискальные регистраторы. ККТ требует подключения к компьютеру или к портативному устройству с необходимым приложением и доступом к интернету. Регистраторы способны распечатывать бумажные и формировать электронные чеки.

Как выбрать онлайн-кассу?

Чтобы правильно выбрать ККТ для своего бизнеса, необходимо учесть несколько критериев. Если оборудование будет приобретено не верно, компания или ИП может понести дополнительные расходы.

Основные критерии выбора:

Место приема платежей Например, при продаже товара через интернет-магазин выбор онлайн-кассы зависит от того, в какой момент вы принимаете деньги от покупателей:
— на сайте при оформлении заказа
— через вашего курьера при доставке
— в вашем офисе или пункте выдачи.
Направление деятельности В первую очередь, следует подбирать онлайн-кассу исходя из разновидности и масштаба бизнеса. Так, для небольших торговых точек и ИП подойдет небольшое автономное устройство, которое не требует подключения к ПК и работает на аккумуляторе. Если поток клиентов и ассортимент большой, целесообразнее остановить выбор на стационарном моноблоке. К устройству можно подключить бухгалтерские программы, а также несколько терминалов эквайринга.
Поток покупателей Анализ потока клиентов — еще один важный фактор при выборе онлайн-кассы для магазинов и торговых точек. От него зависит, сколько чеков потребуется ежедневно выбивать. Если покупательский поток большой и номенклатура товаров разнообразна, следует выбирать устройство с хорошей скоростью печати, встроенными функциями автоотреза и настройки ширины.
Возможность автоматизации Если компания только начала бизнес и не достигла больших размахов, больше подходит онлайн-касса, которая необходима только для формирования чеков. Такое оборудование будет стоить значительно дешевле аналогов с возможностью автоматизации процессов и подключения к управляющей системе.
Программное обеспечение Кассовое программное обеспечение должно быть совместимо с приложениями всего оборудования, задействованного в процессе. Если они не подходят между собой, печатать корректные чеки не возможно. Соответственно, верные данные в налоговую службу отправить не получится.
Техническое обслуживание Многие поставщики ККТ предлагают покупателям заключить договор на техническое обслуживание оборудования. Это удобно, ведь компаниям не придется нанимать стороннего специалиста для ремонта или перенастройки кассового устройства.

Кому не обязательно подключать онлайн-кассу

Правительство регулярно вносит поправки в 54-ФЗ. В основном, изменения касаются юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые обязаны использовать в работе онлайн-кассы. Начиная с 1 февраля 2017 года, в ФНС старые ККТ не регистрируются. Это позволяет налоговым службам полностью перевести бизнес на дистанционный формат обработки данных.

Сегодня обойтись без онлайн-касс могут некоторые категории компаний и предпринимателей.

Список видов деятельности, имеющих возможность работать без онлайн-кассы

Сельхозпотребкооперативы, торгующие продуктами с площадей, не более 15 м2 и применяющие единый сельхозналог
Организации спортивного и образовательного направления, которые принимают оплату за услуги от компаний и ИП только с помощью банковского перевода
Продажа бумажных газет и журналов
Продажа ценных бумаг
ИП, оказывающие услуги по ремонту обуви
Общепит в образовательных организациях во время занятий
Торговля на розничных рынках, ярмарках и выставках, кроме торговли непродовольственными товарами из этого перечня
Разносная торговля с рук в пассажирских поездах и на борту самолётов
Продавцы мороженого
Предприниматели и собственники, сдающие квартиры в аренду с машиноместами
Продажа безалкогольных напитков, молока и воды в разлив
Розничная продажа бахил
Продажа молока, кваса, масла, рыбы и керосина из автоцистерн
Сезонная продажа овощей и фруктов в развал
Приём стеклотары и утильсырья, кроме металлолома, драгоценных металлов и камней
Ремонт и окраска обуви
Изготовление ключей и ремонт металлической галантереи
Уход за больными, престарелыми и инвалидами
Присмотр и уход за детьми
Продажа и изготовление народных художественных изделий
Вспашка огородов
Распиловка дров
Услуги носильщиков на вокзалах, в портах и аэропортах.