Система «Архивное ДЕЛО»: составление и утверждение номенклатуры дел организации. HD

Одна из задач архивной службы — подготовка номенклатуры дел организации. В этом коротком видео мы покажем как автоматизировать процесс подготовки и утверждения номенклатуры дел организации. Система «Архивное ДЕЛО» предоставляет все необходимое для подготовки и утверждения номенклатуры дел организации. 

Уже существующая номенклатура дел может быть загружена в формате таблицы excel. В левой части мы видим список структурных подразделений организации. В правой — номенклатура дел соответствующего подразделения. Для удобства заполнения типовой номенклатуры дел в номенклатуру дел другого подразделения. такая возможность очень удобна для организации с большим количеством филиалов и типовых удаленных подразделений. Также мы можем добавить в номенклатуру дел новый заголовок. Здесь мы видим индекс дела, соответствующий выбранному фондообразователю. Вводим вторую часть индекса. Указываем заголовок дела. Можем сделать дополнительное перемещение. Можем ограничить доступ к делу. Указать количество частей и выбрать статью хранения. Статья хранения может быть выбрана из типового перечня архивных документов. В соответствии с выбранной статьей мы можем либо указать срок хранения в данной статье, т.е. в данном случае, постоянное хранение, либо указать срок хранения, отличный от типового. Также в любой момент мы можем внести необходимые изменения в любой из заголовков дела. Подготовленная номенклатура дел может быть в последствии утверждена ответственным сотрудником архивной службы организации. Далее номенклатура дел каждого из подразделений может быть распечатана, либо выгружена в формате таблицы excel. Например, для использования в системе документооборота. Таким образом, мы подготовили и утвердили номенклатуру дел для использования в оперативном документообороте.