ЭОС: Договорной документооборот СЭД «ДЕЛО» - видео HD

Система «ДЕЛО» позволяет повысить эффективность работы с договорами, создавать и согласовывать любые типы договоров, контролировать исполнение, хранить и отслеживать договора на каждом этапе работы. Для того, чтобы создать новый договор, необходимо заполнить поля карточки. Для разных типов договоров поля карточки могут настраиваться индивидуально. В зависимости от бизнес-процесса договоры могут согласовываться по типовым регламентам с четкими сроками и участниками процесса. Система поддерживает создание параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования с различным количеством согласующих. К регистрационной карточке может быть прикреплена типовая форма договора, вносить изменения в которую пользователь может непосредственно из регистрационной карточки. 

После заполнения регистрационной карточки и подготовки проекта, договор направляется на согласование. На каждом этапе система предоставит всю информацию о ходе рассмотрения и обработки документа, делая процесс работы с документами максимально прозрачным. Пользователь знакомится с проектом договора, выбирает необходимую визу. При необходимости можно добавить замечания и приложить файлы. Документ направляется ответственному сотруднику для корректировки и изменения проекта. 

В системе предусмотрен механизм работы с версионностью проекта документа. Ответственный сотрудник, создает «новую версию» документа и прикрепляет к РК новый файл с внесенными изменениями. Вся история работы с предыдущей версией документа сохраняется в системе и доступна только для ознакомления. После внесения необходимых изменений, проект договора уходит на повторное согласование. Вся информация о предыдущих версиях согласования будет сохранена в регистрационной карточке. После согласования всеми участниками процесса, проект договора поступает на утверждение ответственному сотруднику. 

После ознакомления с историей согласования договор может быть утвержден с использованием электронной подписи. Система позволяет быстро формировать необходимые реестры по договорам и другие списки по документам. Быстрый поиск по документам, заключенным договорам с контрагентом, значительно упрощает подготовку отчетности. Выбрав необходимы поисковый запрос, пользователь системы может ознакомиться со всеми договорами, срок действия которых заканчивается в течении указанного периода. Создать дополнительное соглашение о продление срока действия договора можно непосредственно из регистрационной карточки. При создании связанного документа необходимые данные по контрагенту могут быть автоматически скопированы в новый документ. 

С информацией о связанных документах можно ознакомиться на вкладке «Связки». После регистрации, документ может быть отправлен контрагенту по электронным каналам связи. 

Система «ДЕЛО» автоматизирует процессы подготовки и согласования документов; отправку документов контрагентам; контроль их возврата; ускоряет поиск информации и составление реестров; обеспечивает контроль сроков исполнения и окончания документов.

Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал!