ЭОС: Внешний документооборот СЭД «ДЕЛО» - видео HD

С распространением электронных документов всё более актуальной становится задача автоматизации внешнего документооборота и обмена документами между организациями. В системе «ДЕЛО» реализовано несколько механизмов, позволяющих решить данную задачу. 

Одним из таких механизмов является возможность регистрации документов, поступающих по электронной почте. Часть реквизитов РК заполняется автоматически. К карточке прикрепляется приложенный к письму файл. Для файлов, подписанных электронной подписью, предусмотрена возможность проверки. При необходимости пользователь может отказать в регистрации, удалить сообщение или ответить корреспонденту непосредственно из карточки системы. 

Предусмотрена также регистрация электронных писем, содержащих паспорт регистрационной карточки в формате XML. Атрибуты и файл документа, содержащиеся в паспорте, переносятся в РК. Благодаря инструментам системы, перейти к согласованию документа можно прямо из регистрационной карточки. При этом в системе уже может быть настроен необходимый маршрут согласования. Пользователь может отправить согласованный документ корреспонденту по электронной почте для дальнейшего согласования или утверждения из регистрационной карточки. 

Для обмена документами и информацией с удаленными подразделениями, использующими разные системы электронного документооборота, в системе «ДЕЛО» реализована опция «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ). «Сервер электронного взаимодействия» обеспечивает возможность автоматической регистрации, поступающих по электронным канал связи документов; получение информации о рассмотрении и исполнении документов в удаленных подразделениях и филиалах; получение информации о согласовании и подписании проектов документов. 

Корреспондент по каналам СЭВ отправляет адресату регистрационную карточку документа, либо проекта документа. Данные регистрационной карточки содержатся в ее паспорте. У адресата сообщения с РК попадают в папку «Входящих документов» СЭВ. СЭВ адресата забирает сообщения из папки «Входящих документов» и автоматически регистрирует его в системе. Зарегистрированная регистрационная карточка обрабатываться в системе «ДЕЛО» адресата. О событиях обработки документа адресатом корреспонденту автоматически отравляются отчёты по каналам СЭВ. СЭВ корреспондента забирает отчёты из папки «Входящих отчётов» и автоматически прикрепляет их к системе «ДЕЛО» к соответствующей регистрационной карточке. 

Сервер электронного взаимодействия позволяет обмениваться двум и более организациям поручениями и отчетами о ходе их исполнения. Это позволяет существенно упростить контроль исполнения поручений с привлечением внешних исполнителей. СЭВ автоматически передает файлы поручений и файлы отчетов по поручениям без необходимости повторной регистрации РК в системах других организаций. Таким образом подсистема «Сервер электронного взаимодействия» обеспечивает единое информационной пространство удаленным филиалам, подразделениям и организациям для работы с документами и проектами документов, обеспечивая прозрачность движения документов и контроль хода их исполнения.

 В системе «ДЕЛО» предусмотрена так же возможность интеграции с системами электронного документооборота. Данное взаимодействие осуществляется с применением ГОСТа, характеризующего требования к электронному сообщению, в части формата, состава и содержания.

Будь в курсе самого интересного. 

Подпишись на наш канал!