ЭОС: Управление документами в СЭД «ДЕЛО» - видео HD

В системе «ДЕЛО» предусмотрена работа с различными документами, поступающими из разных источников, в том числе, из электронных. Для регистрации поступивших документов переходим в соответствующий раздел меню «Регистрация». В данном разделе содержатся все письма, поступающие на электронный адрес компании. Выбрав необходимое письмо, регистрируем его в системе. В регистрационную карточку копируется информация о содержании и приложенные файлы документов. Часть полей карточки заполняется автоматически. При необходимости пользователь может изменить атрибуты карточки, добавить или удалить значения. 

Для удобства пользователей в системе предусмотрена рассылка пользователям почтовых уведомлений и оповещений о поступлении документов на исполнение, приближении срока исполнения поручений, просроченных задачах. По ссылке в теле письма пользователь может сразу перейти в РК для работы с документом. Исполнитель знакомится с выданным поручением. Необходимо подготовить ответное письмо. Подготовить ответное письмо можно из карточки документа. Для того, чтобы история переписки сохранялась в системе, создаем связанный документ. При этом информация по связанному документу будет доступна на вкладке «Связки».

К регистрационной карточке проекта документа может быть прикреплён шаблон файла документа с возможностью его корректировки. После ввода информации в шаблон документа, сохраняем изменения. После регистрации РК поступает на подпись руководителю. После ознакомления руководителем, принимается решение о подписании проекта документа. При этом в системе предусмотрена возможность применения электронной подписи при подписании документов. После подписания, в документе отобразится штамп электронной подписи, содержащий информацию о сертификате, владельце и сроках действия сертификата. Используя меню системы, можно проверить действительность сертификата электронной подписи

. После подписания и регистрации ответа, пользователь может направить его адресату по электронной почте непосредственно из регистрационной карточки документа. В системе «ДЕЛО» реализован удобный механизм поиска документов. В системе сформированы поисковые запросы, которые позволяют производить поиск документов по реквизитам РК, полнотекстовому поиску по файлам документов, поручениям. В случае, если стандартных поисковых запросов недостаточно, в системе предусмотрена возможность создания новых поисковых запросов. При этом пользователь самостоятельно формирует необходимый поисковый запрос и задает необходимые критерии поиска. Результат поиска отобразиться на экране. Созданный поисковый запрос может быть сохранен для дальнейшего использования в работе. 

С использованием системы электронного документооборота «ДЕЛО» управление документами становиться эффективным и удобным!