Что такое ККТ: понятие, разновидности, сферы применения

Контрольно-кассовая техника (ККТ) применяется практически во всех категориях бизнеса. Прежде всего, она предназначена для формирования чеков и отчетов о расчетах с покупателями для последующей их предъявления в ФНС. Описание, основные правила и порядок применения кассовых устройств регламентируется 54-ФЗ.

Сегодня существуют достаточно много видов ККТ и новичку достаточно сложно найти подходящий вариант кассы для своего бизнеса.

Расшифровка и понятие ККТ

Если простыми словами, ККТ расшифровывается как контрольно-кассовая техника — это специальное устройство, при помощи которого выполняются расчеты с покупателями. Кроме того, такой аппарат способен в автоматическом режиме формировать отчетные документы и отправлять их оператору фискальных данных (ОФД). Он, в свою очередь, передает информацию о платежных операциях в ФНС.

ККТ должна полностью соответствовать требованиям 54-ФЗ. К основным из них относятся:

• обязательная регистрация в госреестре;
• стабильный и постоянный доступ к интернету;
• наличие фискального накопителя (ФН);
• подключение к услугам ОФД;
• поддержка одного из форматов фискальных данных (1.05, 1.1, 1.2);
• возможность выбивать чеки в бумажном или в электронном виде.

Понятие «контрольно-кассовая машина» осталось от прежнего законодательства и встречается сегодня довольно редко. Поэтому под ККМ и ККТ подразумевается одно и то же устройство, выполняющее абсолютно одинаковые функции.

Онлайн-касса — это усовершенствованная модификация физического кассового аппарата. Он отличается от обычной стационарной техники наличием фискального накопителя. Так называется специальное устройство со встроенной программой для оптимизации взаиморасчетов с покупателями.

Специальное программное обеспечение позволяет записывать, хранить, защищать и передавать ОФД информацию о транзакциях клиентов в онлайн-режиме. Кроме того, ФН формирует различные документы: чеки об оплате, отчеты об открытии и закрытии смены и другие.

Принцип работы современной ККТ

По законодательству большинство предпринимателей и организаций должны применять онлайн-кассы при расчете с покупателями. Принцип работы ККТ в торговле будет примерно одинаков:

• Клиент оплачивает покупку, а данные об операции автоматически поступают в ФН.
• Фискальный накопитель, который входит в ККТ, надежно шифрует информацию об оплате и направляет его по интернету на главный сервер ОФД.
• Оператор проверяет данные на корректность. Если сведения верны, он формирует фискальный признак — уникальный номер кассового чека.
• Номер документа поступает на ККТ, и устройство оформляет чек для последующей передачи клиенту. Одновременно информация о транзакции направляется в ФНС.
• Чек передается клиенту в бумажном или электронном виде. При этом оба документа имеют одинаковую юридическую силу. Электронные квитанции отправляются покупателю в СМС или на e-mail.

Несмотря на несколько этапов, вся процедура обработки транзакции проходит в режиме онлайн за несколько секунд. Причем за автоматизацию большинства процессов отвечает обслуживающий оператор.

Разновидности ККТ

Кассовая аппаратура бывает разная. Она отличается ценой, внешним видом, сферой применения, характеристикой, составом комплектующих и опциями. Принято выделять шесть основных видов устройств, о которых подробно расскажем далее.

Автономная касса

Это аппарат для принятия оплаты, оснащенный мини-экраном, принтером для печати отчетных документов и небольшой кнопочной клавиатурой. Визуально такая техника напоминает устаревшие ККМ, но более компактная. Также она отличается от них наличием ФН и возможностью доступа к интернету. Автономная касса предназначена для небольших торговых точек: ее функционал позволяет печатать всего до 50 чеков в день.

Помимо этого, такое оборудование не поддерживает специальные системы маркировки товаров. Если у вас большой ассортимент и ежедневно обслуживается много покупателей, лучше выбрать другое устройство для оптимизации работы.

Смарт-терминал

Это более новая модификация кассового оборудования с расширенным функционалом. Внешне они похожи на планшет или айпад. К таким аппаратам подключается ФН и принтер для чеков. Также есть возможность установить дополнительные сервисы и подсоединить аппаратуру. Например, сканер для распознавания кодов или кассовый ящик для хранения наличных денег.

Необходимое программное обеспечение для совершения торговых операций обычно предоставляется вместе со смарт-терминалом. В нем следует настроить личный кабинет, из которого удобно дистанционно контролировать торговлю. Смарт-терминалы — универсальные устройства, подходящие как для малого, так и для среднего бизнеса. Причем его сфера особого значения не имеет.

POS-система

Система представляет собой полноценный большой комплект кассового оборудования, объединенный одной общей программой. В него входит: моноблок или компьютер, регистратор и накопитель, клавиатура, сканер для считывания QR и штрих-кодов, ящик для хранения наличных денег. Комплектация системы может быть разной — зависит от конкретного масштаба и направления бизнеса.

Такая ККТ — это идеальный вариант для крупных торговых точек с постоянным потоком покупателей. Например, супермаркетов и гипермаркетов. Однако существуют более простые и доступные комплексы POS-систем, которые предназначены для небольшого бизнеса.

Фискальный регистратор

Такое оборудование отличается небольшими габаритами, но широкой линейкой функций. При этом на самом аппарате нет ни экрана, ни клавиатуры, а внешне он напоминает компактный принтер для чеков. Однако регистратор способен не только распечатать отчетные документы, но фискализировать платежи.

Аппарат отлично совмещается с любыми торговыми устройствами и поддерживает товароучетные программы. Такая разновидность кассового оборудования — оптимальный вариант для всех направлений бизнеса независимо от их масштабов.

Мобильная касса

Это переносное компактное устройство для выполнения расчетов с покупателями. В мобильную кассу встроен эквайринг — специальная программа, которая позволяет сотрудникам принимать деньги как наличным, так и безналичным способом по месту нахождения клиента.

Сам аппарат достаточно легкий и простой в использовании. Он особенно популярен среди компаний, чья деятельность связана с выездной торговлей и доставкой.

Еще одно преимущество кассы — наличие встроенного аккумулятора, мощности которого обычно хватает на весь день.

Облачная или цифровая онлайн-касса

Так называется комплекс взаимосвязанного программного обеспечения, благодаря которому предприниматели получают оплату от клиентов дистанционно. Самого кассового оборудования у владельца бизнеса нет, обычно оно находится в надежно защищенном дата-центре. Для расчетов с клиентами к сайту интернет-магазина подключается специальная программа. Она в автоматическом режиме передает сведения о платежах ОФД.

После перечисления средств, оператор направляет электронные чеки покупателю и отчет о транзакции в ФНС. При этом расчеты могут приниматься наличными средствами и безналичным способом. Для этого у выездных сотрудников устанавливаются на мобильные гаджеты специальные приложения.

По 54-ФЗ использовать облачные кассы разрешено не всем юридическим компаниям и ИП. Например, применять их могут владельцы интернет-магазинов, логистических компаний, таксопарков, разъездной торговли и другие.

Как правильно выбрать кассовое устройство

Чтобы грамотно подобрать ККТ для своего бизнеса, необходимо учитывать не только стоимость оборудования и его внешний вид, но и массу других факторы. Особое значение для оптимальной автоматизации торговых процессов имеют параметры, перечисленные ниже:

• Разновидность аппарата. Стационарные ККТ применяются для торговых точек, где расчеты с клиентами совершаются на месте. То есть они подходят для невыездных направлений бизнеса. Для компаний, чья сфера связана с доставкой, логистикой, разъездной торговлей, идеально подойдут для работы мобильные или цифровые онлайн-кассы.
• Производительность и мощность. Прежде всего, такие параметры влияют на скорость выполнения задач, что, соответственно, отражается на качество обслуживания в целом. Чтобы в этом достичь положительных результатов, следует выбирать ККТ с объемной памятью, последней ОС, быстрым процессором. Высокая скорость работы кассы будет особенно важна, если вам необходим оборудование для крупного магазина. Чтобы улучшить качество обслуживания посетителей, целесообразно покупать ККМ с наличием автоотрезчика чеков.
• Совместимость с оборудованием. К некоторым ККМ можно без проблем подключить дополнительные кассовые устройства, а к другим для этого потребуется интегрировать отдельные платные приложения. Кроме того, для подсоединения нового оборудования онлайн-кассы должны быть оснащены специальными разъемами или портами. Также важное значение имеет их количество, если собираетесь подключать не одну единицу техники.
• Способы доступа к интернету. Оборудование может подключаться к сети по беспроводным (Wi-Fi, 3G, 4G) или проводным (Ethernet) каналам связи. Это зависит от модели устройства. Чтобы доступ к интернету был более стабильным, лучше выбирать ККТ с поддержкой нескольких способов.
• Встроенный аккумулятор. От его мощности зависит время непрерывной работы оборудования без необходимости подзарядки. Такой параметр важен, если вы собираетесь использовать в работе мобильные терминалы. Будет преимуществом, когда оборудование сможет заряжаться от внешнего беспроводного аккумулятора.
• Формат и ресурс печати. От первого параметра зависит ширина используемой кассовой ленты. В торговле применяется три ее образца: 44, 57 и 80 мм. Наиболее широкая чековая лента используется для печати чеков с длинным списком позиций, поэтому подходит для крупных магазинов. В свою очередь, ресурс печати влияет на срок службы кассового устройства и частоту замены комплектующих. Обычно этот параметр рассчитывается в километрах ленты.
• Взаимодействие с программами. Предварительно узнайте, поддерживает ли выбранная модель нужный софт. Если планируете приобрести или арендовать онлайн-кассу для интернет-магазина, рекомендуем обратить внимание на облачные устройства или технику, которая способна интегрироваться с CMS-системой. В случае, когда собираетесь продавать маркированные товары, вам потребуется ККТ с функцией считывания специальных меток.
• Наличие личного кабинета. Это также один из важных параметров при выборе кассы. Через личный кабинет можно отслеживать практически все наиболее важные торговые процессы: вести учет расходов и приходов, формировать отчеты, загружать в базу новые товары и многое другое.

Чек ККТ

Прежде всего, чек — это документ, который служит доказательством оплаты покупки. Если возникнут какие-либо разногласия с продавцом, его можно предъявить в суд в качестве подтверждения передачи средств. По законодательству чек должен содержать определенный список данных. Так, в расчетном документе отражается следующая информация:

• Название документа. Это может кассовый чек или чек коррекции, если были обнаружены неточности в отчетах.
• Порядковый номер документа за текущую смену. Такая информация является обязательной при выдаче электронных фискальных документов.
• Адрес, где производится расчет. Если чек предоставляется в транспорте, то указывается его регистрационный номер, а также юридический адрес компании. В случае расчета через интернет, в документе отражается местонахождение сайта.
• Организационно-правовая форма, наименование компании и ее ИНН.
• Применяемая система налогообложения и признак расчета. Например, это может быть УСН, ОСН и другие. Если вы получаете деньги от покупателя в качестве признака должно быть указано «приход».
• Перечень приобретаемого товара с указанием количества и цены за единицу. В списке также должна отражаться скидка, если она полагается, и отдельной позицией — ставка НДС. Под перечнем обязательно проставляется итоговая сумма покупки и вычитаемого налога.
• Форма расчетов. Здесь подразумевается, каким способом покупатель расплатился — наличными или безналичными средствами.
• Адрес сайта ФНС. Он потребуется в случаях, когда потребуется проверить подлинность и законность использования ККТ. Однако в отдаленных местностях, где доступ к интернету отсутствует, адрес сайта необязательно указывать.
• Фискальный признак документа. Он в чеке также отражается как «ФП», а формируется при проведении платежа.
• Заводской и регистрационный номер кассового аппарата. Обычно они обозначаются под шифровкой ЗН и РН соответственно.
• Порядковый номер чека. Это набор цифр, с которого начинается отсчет нумерации с момента фиксации ККТ в ФНС. Обычно в чеке он указывается в графе «ФД». Также рядом может стоять порядковый номер документа за текущую смену.
• Номер смены и ФИО продавца.
• QR-код. В нем зашифрована вся информация о транзакции.

Строгого порядка расположения информации в чеке законодательством не предусмотрено. Обычно данные о РН, ФД и ФП указываются в нижней части документа, а сведения о юридическом лице — в верхней. Если какого-либо из обязательных пунктов нет в чеке, предпринимателю может грозить штраф.

Сколько стоит кассовое оборудование

Цена на ККТ в основном зависит от этих факторов:

• назначение;
• состава комплектации;
• набор функций.

К наиболее бюджетным относятся автономные кассы. Их средняя стоимость составляет 8 000 – 9 000 рублей. Немного дороже обойдутся фискальные регистраторы. Их ценовой диапазон очень широк: можно приобрести аппарат и за 8 000 рублей и за 30 000 рублей.

Смарт-терминалы стоят в пределах 10 000 – 20 000 рублей, цена на более усовершенствованные модели может доходить до 40 000 рублей. Самыми дорогими считаются POS-системы. Их стоимость будет зависеть от оборудования, входящего в комплектацию. Цена таких ККТ иногда превышает 100 000 рублей.

Окончательная стоимость устройств у многих компаний также будет зависеть и от включенных сопутствующих услуг. LIFE PAY предлагает не только купить ККТ по выгодным ценам, но и оказывает всю необходимую помощь для оптимизации бизнес процессов по минимальным тарифам. В перечень базовых услуг входит:

• Консультация по выбору подходящего варианта устройства.
• Получение электронной подписи. Без нее регистрация ККМ в налоговом органе невозможна.
• Оформление договора на услуги с ОФД. Если работаете с маркированным товаром, потребуется также подготовить и заключить дополнительное соглашение.
• Регистрация кассового устройства в реестре ФНС.
• Предоставление готового программного обеспечения.

Заключение

Использование кассовой техники — одно из ключевых условий для ведения бизнеса. По 54-ФЗ лишь некоторые предприниматели и юридические лица могут ее не использовать. ККТ позволяет принимать оплату от клиентов и одновременно отчитываться об операциях перед налоговой.

При этом к устройствам предъявляются строгие законодательные требования, без соблюдения которых предпринимателям и юридическим лицам может грозить штраф. Стоимость ККМ будет зависеть от их функционала, фирмы-производителя, модели и других факторов.