Регистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция

Кому нужно регистрировать онлайн-кассу в ФНС

Применение онлайн-кассы возможно только после ее обязательной регистрации. Если касса не на учете, она не сможет отправлять чеки в налоговую службу. За использование не установленной на учет кассы или зарегистрированной не по правилам, придется заплатить штраф:

• Для ИП до полторы до трех тысяч рублей;
• От пяти до десяти тысяч для организаций.

Необходимые документы

Заявление о регистрации должно содержать такие реквизиты:

• Полное название фирмы или ФИО ИП;
• ИНН предпринимателя;
• Полный адрес установки ККТ;
• Номер, модель ККМ и ФН;
• Личный паспорт.

В зависимости от сферы применения онлайн кассы может понадобиться дополнительная информация. Например, при совершении платежа онлайн, в строке «Адрес» напишите URL сайта.

Выбор кассы

Предприниматель, независимо от реализации маркированных или немаркированных товаров должен использовать фискальный накопитель нового образца. Он поддерживает новый формат фискальных данных 1.2. Создает правильный чек для маркированных товаров.

Чтобы не возникало проблем с регистрацией, и онлайн кассой было удобно пользоваться, она должна соответствовать таким требованиям:

• Подключение к интернету. Это необходимо для передачи информации о продажах;
• Встроенный софт. Позволяет производить оплату банковскими картами;
• Фискальный регистратор. Модуль кассовой техники, используемый для записи данных о платежных операциях;
• Функция создания бумажного и электронного чека;
• Работа со штрих кодами;
• На корпусе устройства размещен серийный код;
• Наличие печатающего устройства;
• Способность создавать на чеке QR-код.

Касса должна быть:

• мобильной;
• совместима с бухгалтерским софтом;
• поддерживать подключение программы учета товаров.

При выборе кассы учитывайте:

• Размер ежедневного потока клиентов. От это зависит выбор ФН, у которого может быть лимитированным объем данных, передающихся в налоговую;
• Возможность подключения дополнительных периферийных устройств. Например, терминал для приема безналичных платежей.

Осмотр при регистрации

Необходим, чтобы убедиться в исправности устройства. Производится в налоговой или по месту установки. Корпус устройства должен быть без повреждений. Необходимо наличие:

• Знака «Сервисное обслуживание»;
• Идентификационного номера, в котором содержится наименование модели, заводской номер.

Что сделать в первую очередь

Рассмотренный алгоритм действий выполните до регистрации в налоговой:

1. Получите ЭЦП. Без нее невозможно самостоятельно зарегистрировать устройство. Электронная подпись используется для подтверждения личности ИП или руководится фирмы. Нужна для работы с ОФД;

2. Договор с ОФД. Это посредник, принимающий электронные чеки и передающий их в налоговую в правильном формате. ИП самостоятельно выбирает посредника из списка организаций, предложенных налоговой;

3. Подключение и настройка устройства.

Как происходит регистрация онлайн-кассы

Существует два способа:

• Физическое посещение налоговой;
• Онлайн регистрация.

Рассмотрим подробнее, как происходит постановка на учет ККТ.

Регистрация ККТ на сайте налоговой.

Перейдите по адресу: www.nalog.gov.ru. Если посещение сайта происходит впервые, зарегистрируйтесь. Как это сделать? Существует три способа:

• При помощи ввода логина и пароля имеющейся регистрационной карты. Они выдаются при посещении налоговой. Чтобы получить, при себе необходимо иметь документы, подтверждающие личность. Например, паспорт;
• Электронная подпись;
• С помощью учетной записи полученной при регистрации на сайте госуслуг. Способ работает если предприниматель лично посещал сайт центра системы идентификации.

Пошаговая инструкция передачи заявления на регистрацию в ФНС

Пропишите:

• Полный адрес места установки устройства. Выберите из предоставленного списка. Он должен быть в едином государственном реестре и совпадать с адресом фирмы. Если его нет, добавьте его в адресную систему, обратившись с соответствующей просьбой в местную администрацию;
• Место установки. Например, название торгового центра, номер авто (если вы оказываете услуги, связанные с перевозками), название магазина или информация, которая может подтвердить подлинность торговой точки;
• Модель кассы. Выберите из предложенного списка государственного реестра, состоящего из разрешенных на момент регистрации ККМ. Например, если касса приобретена год назад ее может не быть в писке. Что предпринять? Необходимо приобрести новую;
• Напротив поля названия модели пропишите серийный номер устройства. Посмотрите его на корпусе или документации. На следующем шаге выберите фискальный накопитель. Пропишите его заводской номер.Название устройства, серийные номера ККМ и фискальных накопителей (ФН) находятся в базе налоговой. Они проверяются при прописывании в форму. Вводите их внимательно. ФН становится недействительным если хотя бы одна цифра прописана неправильно.
• Укажите, занимаетесь ли вы специфическом видом деятельности, указанной в списке. Если такая деятельность ведется, выделите соответствующий пункт. Установите напротив него галочку;
• В поле «Оператор» выберите ОФД. Договор на сотрудничество должен быть уже подписан. Значение «ИИН ОФД» пропишется автоматически;
• Укажите режим регистрации ККТ. Установите галочку напротив нужного пункта из списка. Если данных подходящих Вашей организации нет ничего не отмечайте;
• В списке «Оператор» выберите ООО.

Нажмите кнопку «Подписать». Подпишите его цифровой подписью. Ждем ответа из налоговой. Обработав заявку, зарегистрированная касса отобразится в списке.

ККТ присвоится идентификационный номер.

Фискализация и настройка

Необходима для взаимодействия налоговой с ОФД от имени ИП. Настройка ККТ разных производителей немного отличается. Для настройки выполните последовательность таких действий.

• Подключите кассу к ПК, где проинсталлирована программа установки. Запустите ее. Устройство определится автоматически. Запустится сессия регистрации. Нажмите «Зарегистрировать».
• Откроется окно, где заполните данные о предпринимателе, онлайн кассе.
• ФИО ИП пропишите полностью в соответствии с информацией единого реестра. Это важно. Иначе информация в чеке будет прописана неправильно. За это возможен штраф.
• Версию ФФД выберите 1.2. ФН с другими форматами сегодня уже нельзя продавать. Внимательно проверьте номер налогоплательщика. Если он неправильно прописана придется заплатить деньги за новый ФН.
• Нажмите кнопку «Выполнить». Касса соединится с ОФД, проверит корректность введенной информации, создаст отчет про регистрацию. Сохраните ее.
• Теперь устройство готово к работе, но регистрация не на этом не закончена

Регистрация онлайн-кассы в ОФД

Без договора с ОФД, налоговая не будет регистрировать ККТ.

При выборе обратите внимание на дополнительные возможности сервиса:

• Помощь в регистрации кассы через интернет. Делается на сайте налоговой;
• Контроль работоспособности. Специалисты сервиса предупреждают если произошел сбой в работе кассы. Напоминают о необходимости замены ФН;
• Проверка работы кассиров. Начало и окончание работы. Количество продаж, возвратов;
• Смотрят аналитику по продажам. Например, сообщают, какие товары лучше продаются, в какие дни и в какое время лучше происходят продажи;
• Составление аналитических отчетов.
• Интерфейс личного кабинета ОФД должен быть интуитивно понятным. Тогда будет удобно пользоваться кабинетом.

Обращайте внимание на работу службы технической поддержки. Она должна работать круглосуточно.

Зайдите в персональный кабинет на сайте ОФД, с которым был заключен договор. Найдите пункт меню о подключении кассы, пропишите необходимую информацию из полученного выше отчета.

После окончания регистрации на ОФД, информация с чека будет перенаправляться в налоговую.

Последний этап регистрации

Выполните такие действия:

• Перейдите в зарегистрированный кабинет на сайте налоговой;
• Зайдите в «Учет ККТ»;
• Перейдите в карточку устройства;
• Нажмите кнопку «Завершить».
• Пропишите реквизиты регистрации;
• Нажмите кнопку «Подписать».

После обработки заявки откройте меню «Информация переданных документов в ФНС». Там отобразится регистрационная карточка ККТ. Сохраните ее на ПК или распечатайте.

До получения карточки пробивать чеки по кассе нельзя.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой

Зайдите в ближайшее отделение. Попросите чтобы выдали заявление на регистрацию. Бланк КНД-110061.

Что нужно указать:

• На титульной странице напишите данные о ИП или юридическом лице: ИНН, ОГРН;
• В первом разделе находится информация об устройстве и месте, где касса будет располагаться;
• В третьем разделе находится информация про ОФЛ;
• Данные про фискальные документы расположены в четвертом разделе

Печать организации и ИП на заявление не нужна

Правила написания заявления:

• Заполнение от руки синими черными или фиолетовыми чернилами;
• Каждый лист отдельно печатается. Не используется двусторонняя печать;
• Исправления недопустимы.

После его подачи, налоговая в течении пяти дней регистрирует кассовый аппарат. О завершении регистрации узнайте на сайте или при в налоговой.

Перерегистрация

Может понадобиться при изменении информации в карте: адреса проживания, номера ФН или его замене, после гарантийной замены устройства.

Для перерегистрации необходимо:

• Подпись в электронном виде, оформленная на имя ИП подающего заявление на перерегистрацию:
• Касса подключенная к интернет.

Существует два основных вариантов замены. Замена ФН или без его замены. Рассмотрим их подробнее.

Замена ФН

Создайте отчет про закрытие накопителя в разделе «Учет» в персональном кабинете на сайте налоговой.

Нажмите на регистрационный номер устройства, выберите:

Откроется форма, где выберите причину перерегистрации. Установите галочку напротив выбранного пункта.

Пропишите информацию из созданного отчета о закрытии ФН.

Измените фискальный накопитель. Создайте на ККМ «Отчет про изменение данных». Пропишите сведения из отчета про изменение данных в форму на сайте ФНС. Пропишите модель ФН и его серийный номер.

Нажмите «Подписать». Когда сервис обработает заявку, статус ККТ изменится на перерегистрирована.

Без замены ФН

Необходимо если изменились данные прописанные в карте регистрации из налоговой. Например, изменился ОФД.

Необходимо отредактировать информацию таким образом, чтобы в ККТ и карточке, оформленной в налоговой, отображалась одинаковая информация. Регистрационный номер ККТ не изменяется.

Рассмотрим на примере смены ОФД. Первый три шага такие же, как и в способе рассмотренном выше. Далее:

• Создайте на устройстве отчет про изменение параметров;
• Укажите причину. В нашем случае — смена ОФД;
• Выберите новый ОФД;

• Нажмите «Подписать».

Повторная регистрация ККМ происходит в присутствии представителя центра обслуживания. Если процедура прошла успешно в паспорте устройства добавляются соответствующие заметки.

Снятие с учета

Обратитесь в инспекцию налоговой, где касса была зарегистрирована. Приготовьте такие документы:

• Заявление о снятии с учета;
• Паспорт устройства;
• Регистрационная карта;
• Договор с центром техобслуживания.

Распространенные ошибки при регистрации

Трудности возникают при некорректном вводе номера регистрации, личной информации и настроек онлайн кассы. На сайте налоговой и кассе эта информация не синхронизируются. Поэтому проверьте самостоятельно правильность ввода информации на сайте и онлайн кассе. Если информация прописана неправильно, касса не будет работать.

Зарегистрировать самостоятельно или обратиться к специалистам

Возникли трудности при регистрации? А может нет времени или не хотите вникать в тонкости. Учтите, что ошибки при регистрации могут привести к блокировке ФН. Поэтому рекомендуется обратиться к профессионалам за помощью в подключении и регистрации.

Обратитесь к нашим специалистам, которые помогут выбрать простую надежную ККТ, подключаемую без дополнительных затрат. Она будет подходить под все требования закона 54-Ф3 и будет всегда готова к проверкам налоговой.

LIFE PAY поможет:

• Подобрать ККТ подходящую для Вашего бизнеса;
• Сами зарегистрируем устройство в налоговой и ОФД;
• Сделаем Вам личный кабинет пользователя;
• Научим работать с установленным программным обеспечением и оборудованием;
• Доставим онлайн кассу по месту Вашей работы;
• Поможем сэкономить на приобретении онлайн кассы или предложим варианты ее аренды;
• Организуем учет продаж. Соберем статистику;
• Организуем прием безналичных платежей в любом месте