ЭОС: Управление закупками EOS for SharePoint HD

Для ускорения всех процессов, осуществляемых в рамках закупочной деятельности компании в системе EOS for SP автоматизированы процессы управления закупками, которые уменьшают количество потраченного времени и исключают ошибки сотрудников. 

Система позволяет автоматизировать все этапы закупочной деятельности от планирования до контроля исполнения условий контракта.На первом этапе от каждого подразделения собираются потребности в материалах, работах или услугах. При необходимости заявки согласуются с руководителями подразделений и другими заинтересованными сотрудниками компании. В процессе согласования может использоваться ЭП для подписания файлов заявок. После согласования заявки руководителями подразделения, заявка направляется ответственному сотруднику для включения ее в общий план закупок.На основании поступивших заявок от подразделений, схожие позиции объединяются в обобщённые заявки по номенклатуре. 

Например, заказы на ежедневники, калькуляторы, бумагу объединяются в группу «Канцелярские товары» и могут быть согласованы с определенным кругом лиц, например, с руководителем отдела закупок.По результатам рассмотрения заявок от подразделений в системе EOS for SP создается регистрационная карточка обобщённой заявки на закупку, содержащая все заявки, направленные от подразделений и обобщенный файл плана закупок компании. В любой момент можно перейти к заявке подразделения и ознакомиться с ней. Ответственный сотрудник инициирует согласование плана закупок, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей.После согласования и утверждения плана закупок в системе можно указать планируемые даты проведения закупок и ответственных лиц за проведение закупки и подготовку документов. Система напомнит о необходимости и сроках проведения закупки, позволив ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре.На основании поступившего письма ответственный исполнитель создает в системе проект конкурсной документации для подготовки и согласования комплекта документа с заинтересованными сотрудниками. Необходимый для проведения конкурса комплект документов может быть добавлен из шаблонов в регистрационной карточке системы. После согласования и утверждения, документы могут быть автоматически опубликованы на сайте. 

В процессе проведения конкурса, ответственный исполнитель регистрирует в системе поступающие заявки на участие, и добавляет их в регистрационную карточку конкурсной документации. Таким образом, все документы по закупке будут всегда под рукой.На основании сформированных документов проводиться совещание, где комиссия принимает окончательное решение о победителе. Протокол рассмотрения прикрепляется к конкурсной документации и может быть опубликован.На основании принятого решения заключается договор на поставку необходимых материалов, Подписанный договор для дальнейшей работы сохраняется в системе и добавляется в карточку конкурсной документации. 

Система EOS for SP позволяет экономить время на подготовку заявок, проведения различных согласований и составления конкурсной документации. Благодаря автоматизации процессов, система минимизирует возможность ошибок при планировании и проведении процедур закупки, а также заключении договоров на закупку и формировании отчетов.