ЭОС: Обзор возможностей СЭД «ДЕЛО» 18.1 HD

СЭД «ДЕЛО» — это многопользовательская система, позволяющая решать проблему управления документопотоком в организации. Система может быть использована как для сопровождения традиционно сложившегося документооборота, так и для полного замещения его электронным. СЭД «ДЕЛО» фиксирует все событий с документом на любом этапе его жизненного цикла: с момента регистрации документа и до списания его в архив. Для этого разработана система электронных карточек, в которых фиксируются вся важная информация о документе и происходящие с ним события. Регистрационная карточка документа содержит в себе набор реквизитов, характеризующих документ и позволяющих однозначно его идентифицировать. Помимо реквизитов карточка фиксирует поручения и задачи, необходимые к исполнению в рамках работы с данным документом. А также ссылки на другие документы системы, с которыми он связан. 

Работа пользователя в системе «ДЕЛО» осуществляется через web-интерфейс системы. Стартовая страница системы ДЕЛО — Web наглядно информирует пользователя о текущем состоянии задач и документов, с которыми он работает в системе. Карточки документов внутри папок представлены в виде таблицы, столбцы которой соответствуют реквизитам документов. Столбцы могут быть настроены индивидуально. Регистрационная карточка системы ДЕЛО — Web разделена на две части. Слева представлена область реквизитов, справа — область просмотра файлов документа. Для удобства пользователей все реквизиты распределены по вкладкам. Наверху расположена лента действий. Перечень возможных действий зависит от индивидуальной настройки и наличия прав пользователя.При регистрации в системе регистрационной карточке автоматически присваивается уникальный номер и заполняется дата регистрации. Информация и остальные поля вносятся вручную, либо заполняются с помощью заранее сформированных справочников. 

Работа с резолюциями в СЭД «ДЕЛО» позволяет контролировать ход множества поручений без риска забыть и пропустить какой-либо из них. Система позволяет контролировать сроки исполнения, напоминая участникам о приближении срока исполнения через систему уведомлений. Также в системе существует возможно создания многоуровневых поручений для совместного исполнения и делегирования части задач.Все резолюции формируют наглядное дерево поручений. После выполнения поручений, исполнитель вводит отчет, с которым далее знакомится контролер. Если поручение выполнено без замечаний, резолюции снимается с контроля. Кроме работы с поручениями и контролем исполнения СЭД «ДЕЛО» позволяет осуществлять совместную работу по подготовке и согласованию проектов документов, в том числе по сложным маршрутам.Пользователь может создавать перечень визирующий самостоятельно или перечень визы подписи может быть преднастроен для конкретного вида документа. Сам процесс визирования в СЭД «ДЕЛО» очень простой. Пользователь получает в папку «на визирование» новый проект, после ознакомления с которым, пользователь может поставить визу, выбрав соответствующий пункт из ленты действий. В окне визы есть выпадающий список, из которого необходимо выбрать подходящую нам визу. В случае замечаний пользователь может указать их соответствующем поле или прикрепить в качестве файла. После чего визы, комментарии и прикрепленный файл будут видны всем участникам согласования. Процесс утверждении проектов схож с процессом визирования. После утверждения проекта его необходимо зарегистрировать. Зарегистрированный новый документ автоматически получает ссылку на проект документа. Посмотреть все связанные документы можно на вкладке «Связки». 

Также реализован полнотекстовый поиск по файлам документа.Для работы с СЭД «ДЕЛО» через мобильное устройство разработано специальное решение на всех актуальных мобильных платформах..В системе «ДЕЛО» реализован модуль отчетов.СЭД «ДЕЛО» успешно применяется для объединения нескольких удаленных офисов в единое рабочее пространство, для оказания государственных услуг и межведомственного взаимодействия, а также для массового перевода документов в электронный вид. Система позволяет оптимизировать существующий документооборот, повысить его эффективность и снизить издержки. Используя возможность по интеграции с другими учетными системами и операторами электронного обмена документами, система «ДЕЛО» позволяет автоматизировать смежные документоориентированные процессы, финансовый и договорной документооборот. Применение электронной подписи при работе с электронными документами позволяет компании перейти на юридически значимый электронный документооборот. Возможно применение защищенного исполнения в соответствии с требованиями ФСТЭК и ФСБ. 

Также система «ДЕЛО» поддерживает передачу документов в систему архивного хранения в полном соответствии со всеми требованиями и стандартами архивного хранения. Подробные видео о функциях системы «ДЕЛО» вы можете увидеть на нашем сайте.

Будь в курсе самого интересного. Подпишись на наш канал!