Первый Бит автоматизировал кадровый учет и расчет заработной платы свыше 4500 сотрудников АО «ЖТК»
Специалисты компании «Первый Бит» установили единую систему на базе «1С: ЗУП КОРП» в компании АО «ЖТК», дочернее общество ОАО «Российские железные дороги», автоматизировав 164 рабочих места.
АО «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК», дочернее общество ОАО «РЖД») — компания создана в 2007 году на базе Дорожных центров рабочего снабжения ОАО «Российские железные дороги». Основными видами деятельности АО «ЖТК» являются организация общественного питания и розничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами. Деятельность ведется на всех полигонах железных дорог России. В составе АО «ЖТК» действуют 14 филиалов, представительство в г. Калининграде и структурное подразделение – Тихорецкий хлебокомбинат. В компании трудится свыше 4500 работников. В 2019 году АО «ЖТК» реализовало сотрудникам холдинга «РЖД» свыше 2,1 млн горячих обедов, завтраков и ужинов в собственных столовых. Более 1,7 млн наборов питания реализовано железнодорожникам, занятым на ремонтно-путевых работах.
В АО «ЖТК» кадровый учет и расчет заработной платы осуществлялся децентрализовано в системах: «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5», «1С: Зарплата и кадры на платформе 7.7», «1С: КАМИН», «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1», не было консолидирующей базы, в которой бы формировалась сводная регламентированная и управленческая отчетность. Формат баз данных не был единообразен из-за использования нетиповых конфигураций «1С: Предприятие», которые поддерживались разными сторонними подрядчиками. Настройки систем учета не являлись едиными, один и тот же механизм реализовывался в каждом филиале индивидуально, названия должностей и подразделений в системе не соответствовали утвержденным. Кадровые приказы печатались в Word или после формирования в системе правились вручную.
В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий. Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, за одни и те же работы в филиалах отвечали различные службы: кадровая, расчетная и ОТИЗ. Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. Если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо было проходить весь путь с запросом заново, что увеличивало время формирования отчета, т.к. филиалы находятся в разных часовых поясах. Формирование проводок для начисления оценочных резервов по отпускам было затратным по времени. Единой методики формирования проводок придерживались не в полном объеме. Отсутствовали единообразные автоматизированные принципы формирования регламентированной и отраслевой отчетностей, что увеличивало сроки и сопровождалось повышенными трудозатратами, в том числе при консолидации отчетности в целом по компании.
Понимая важность автоматизации и перехода компании на новую систему кадрового учета и расчета заработной платы руководство АО «ЖТК» обратились в компанию «Первый Бит» как к специалистам с обширной экспертизой и большим опытом внедрения проектов автоматизации управления персоналом и расчета заработной платы. Были поставлены задачи по обеспечению внедрения и организации эффективной поддержки единой учетной политики для всех структурных единиц предприятия. Способы предоставления данных должны были стать единообразными в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере кадрового учета и расчета заработной платы. Было необходимо реализовать эффективные процедуры информационного обмена между структурными единицами АО «ЖТК», а также с взаимодействующими государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами. Важный пункт – обеспечить исполнение требований о кадровом учете.
Предприятию требовалось внедрение типового программного обеспечения для снижения затрат на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы. Персональные и пользовательские данные, хранящиеся в системе, требовали защиты, сохранности и безопасности использования.
Специалисты компании «Первый бит» провели ряд подготовительных работ: составлялись в несколько этапов шаблоны запросов к филиалам на основные характеристики каждого типа начислений: анализировались, выделялись общие и спорные моменты. Далее составлялось описание характеристик каждого начисления/удержания, разъяснение применения и результаты рассылались по филиалам. На основе этих данных проводились настройки в системе.
В результате внедрения единой системы на базе «1С: ЗУП КОРП» работа на предприятии стала централизованной и регламентированной. Были выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которые имеют право вносить новые данные и изменять существующие. Справочник «Подразделения» был приведен к единообразной кодификации, проверены и откорректированы все наименования. Графики смен с названиями по фамилиям сотрудников, годам и т.д. были удалены. Стал использоваться типовой механизм смен и режимов работ. Наименования были приведены к единому типу, чтобы любому пользователю по названию был понятен режим работы.
В рамках проекта была произведена доработка конфигурации под требования:
- формирование различных приказов,
- учет образования сотрудников,
- учет дисциплинарных взысканий и поощрений,
- учет выданных трудовых книжек,
- учет оплаты работы в праздничные и выходные дни,
- конструктор трудовых договоров,
- модуль автоматического формирования проводок,
- требования коллективного договора.
Помимо этого, созданы механизмы интеграций с системой бухгалтерского, налогового учетов и казначейства «1C: Управление холдингом 8» с использованием шины данных RabbitMQ.
Проект был реализован в сжатые сроки и затрагивал большую территориальную распределенность. Все работы проводились в дистанционном формате. Произведен переход с различных программных продуктов в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах заказчика, либо оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах. Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал «доработки по удалению доработки».
В итоге в рамках проекта специалисты компании «Первый бит»:
- внедрили единую систему на базе «1С: ЗУП КОРП»,
- выполнили тиражирование централизованной системы на филиалы компании,
- провели удаленное обучение сотрудников в различных регионах страны,
- выполнили нормализацию НСИ,
- привели к единому виду способы отражения зарплаты, структурированы и загружены из бухгалтерской системы с запретом на создание новых,
- конвертировали и перенесли исходные данные.
Все работы производились максимально оперативно, без остановки текущих работ.
В результате на 10% сократились трудозатраты на кадровый учет в подразделениях компании и на 15% ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности.
Главный бухгалтер АО «ЖТК» Василий Загрудный прокомментировал реализованный проект: «Внедрение системы «1С: Зарплата и Управление персоналом КОРП» позволило АО «ЖТК» автоматизировать учет персонала и формирование кадровых документов, оптимизировать работу специалистов, отвечающих за расчет заработной платы, перейти к автоматическому формированию оперативной отчетности, а также минимизировать количество ошибок и повысить уровень информационной безопасности при работе с персональными данными сотрудников».
Внедрение специалистов Первого Бита заслужило внимание на международном конкурсе лучших проектов автоматизации управления и учета «1С: Проект года» и победило в номинации «Лучший проект в отрасли».
