Опыт создания единого информационного пространства органов власти Амурской области
Система электронного документооборота Амурской области на базе СЭД «ДЕЛО» развивается более 10 лет. К настоящему моменту это одно из наиболее масштабных региональных внедрений флагманского решения ЭОС: продукт используется по безлимитной лицензии, достигнут полный охват органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления области, подведомственных учреждений. Развитие системы продолжается, в стадии реализации переход на отечественное общесистемное программное обеспечение (отечественные операционные системы для серверов и компьютеров пользователей). Об этом рассказывает руководитель ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области» Сергей Викторович Щербаков.
— Уважаемый Сергей Викторович, расскажите о старте проекта, как все начиналось?
— Губернатор Амурской области поставил задачу перехода к обработке документов в электронном виде перед Аппаратом Губернатора и Правительством области в 2009 году. для ее реализации в 2010 г. в результате конкурсной процедуры была выбрана СЭД «ДЕЛО», которая на тот момент уже эксплуатировалась во многих регионах России. Поскольку это тиражное решение, «из коробки» нам был доступен весь функционал, необходимый для автоматизации процессов регионального органа исполнительной власти субъекта РФ. Немаловажным преимуществом тиражного исполнения было также то, что это позволяло достаточно быстро запустить систему в эксплуатацию.
В конце 2010 года партнером разработчика, компанией «Офис-Док», система была развернута на рабочих местах руководителей и специалистов Аппарата Губернатора области и Правительства области в пилотном режиме. «Локомотивом» для ознакомления с продуктом был определен отдел делопроизводства и документооборота.
— Какую роль в развитии проекта на его начальном этапе сыграл ЦИТ Амурской области?
— С появлением в 2010 году нашего учреждения ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области» (далее – ЦИТ АО) и созданием в 2011 году на его базе Центра обработки данных Правительства Амурской области (далее – ЦОД) система была мигрирована в ЦОД.
В рамках реализации Стратегии развития информационного общества (утверждена президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212) и Концепции формирования в РФ электронного Правительства (одобрена распоряжением Правительства РФ 06.05.2008 № 632-р) руководством региона была поставлена задача развития и расширения системы электронного документооборота на все органы исполнительной власти области.
Для реализации этой задачи в 2012 году в ЦИТ АО был создан отдел сопровождения системы электронного документооборота Правительства Амурской области. Система была масштабирована до 1500 пользователей, для которых был организован частичный переход на электронный документооборот. Это позволило значительно сократить время на ознакомление членов Правительства Амурской области с документами, а также повысить качество контроля исполнения поручений.
— Какие модули решения были запущены прежде всего, для каких категорий пользователей?
— Модуль «ДЕЛО-Web» содержал весь нужный функционал для автоматизации задач делопроизводителей, руководителей и сотрудников Аппарата Губернатора области и Правительства области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.
В подразделениях Аппарата Губернатора, Правительства и ряда органов исполнительной власти к СЭД были подключены все сотрудники – от руководителей до исполнителей. В некоторых ведомствах были подключены все специалисты высшего звена вплоть до начальников отделов. Поскольку количество пользователей системы для каждого ОИВ тогда было ограничено количеством приобретенных лицензий, то на уровне ОМСУ и ряда ОИВ в первую очередь к системе подключали только руководителей.
Для того, чтобы облегчить рутинные операции и сэкономить время сотрудников-делопроизводителей, сразу же стали использовать вспомогательные модули: поточное сканирование, печать и поиск по штрих-коду, сканирование с распознаванием изображений.
В 2014 г. для взаимодействия с федеральными органами власти стали использовать модуль сопряжения с МЭДО и модуль взаимодействия с автоматизированной системой обращений граждан. Это автоматически повлекло за собой постепенный переход от бумажного документооборота к электронному с применением квалифицированной электронной подписи (ЭП) – пока еще только в ограниченном объеме, для подписания исходящих писем в другие органы власти страны. При этом согласование в электронном виде уже повсеместно использовалось в органах власти Амурской области – область одной из первых в стране среди государственных органов запустила электронные листы согласования, чтобы ускорить процессы подготовки документов.
— Как решение развивалось, прирастало пользовательскими местами в дальнейшем?
— До 2019 года в СЭД «ДЕЛО» работали 1,5 тысячи пользователей без изменения состава участников.
2019 год ознаменовался переходом на безлимитную лицензию. Количество пользователей СЭД «ДЕЛО» расширилось за счет подключения подведомственных организаций органов исполнительной власти области, и расширение использования системы в органах местного самоуправления.
Среди функциональных изменений системы, реализованных в 2019 году, стоит отметить переход на юридически значимый электронный документооборот, применение электронной подписи при подготовке исходящей корреспонденции участниками СЭД и начало полноценной работы в СЭД Губернатора области. Подготовка и утверждение НПА с этого момента ведется только через СЭД. Также начиная с 2019 года все высшие должностные лица Правительства области работают с СЭД через мобильное приложение с использованием ЭП. Это позволило более оперативно принимать управленческие решения, т.к. независимо от нахождения высших руководителей на рабочем месте, в командировке или на выезде у них есть возможность рассматривать, согласовывать и утверждать документы.
— Почему было принято решение о приобретении безлимитной лицензии СЭД «ДЕЛО», как это отразилось на росте числа пользователей?
— Работа с юридически значимым электронным документооборотом в рамках единой системы, сокращение бумажного документооборота, оптимизация работы с документами и поручениями, отказ от сопровождения иных СЭД (в подведомственных учреждениях и муниципалитетах) и подключение к СЭД Правительства области, предоставление СЭД подведомственным учреждениям и ОМСУ на безвозмездной основе, переход на работу с документами в электронном виде Губернатора области – все это позволило рассмотреть вопрос о приобретении безлимитной лицензии с целью создания единой СЭД в регионе.
После приобретения безлимитной лицензии была утверждена дорожная карта по подключению к СЭД всех сотрудников ОМСУ, подведомственных организаций. Начался существенный прирост пользователей. За 2020 год он составил около 2 тыс., общее количество пользователей достигло 3.5 тыс.
— Вы рассказали об использовании МЭДО с 2014 года. Сервис развивается? Есть ли еще примеры взаимодействия СЭД региона с другими государственными сервисами?
— В 2014 году стартовал наш полноценный переход на МЭДО начиная с версии 2.2. В связи с развитием МЭДО модуль был обновлен до версии 2.7.1. в 2021 году. Обновление до нового формата позволило всем участникам СЭД осуществлять отправку документов через МЭДО, т.е. полноценно использовать канал МЭДО смогли даже администрации сельских поселений и подведомственные учреждения. С функциональным развитием СЭД в регионе запущен документооборот с ограничительной пометкой «ДСП». За 2022 год через МЭДО было получено 20 тыс. и отправлено 10 тыс. документов.
Также отдельно стоит отметить модуль ССТУ – для оперативной выгрузки информации о зарегистрированных в СЭД письмах граждан в РРО ССТУ. Результатами внедрения модуля в рамках нашей СЭД стали полноценная выгрузка статуса рассмотрения всех обращений, зарегистрированных в СЭД, и стандартизация заполнения в СЭД информации об обращениях в соответствии с требованиями, предъявляемыми к информации в РРО ССТУ.
Другие актуальные сервисы, которые уже внедрены, – это, например, модуль удаленной проверки ЭП (для проверки ЭП на документе без дополнительного ПО на клиенте) и подсистема управления процессами (управление процессом согласования и регистрации РКПД).
— Как происходит подключение подведомственных, муниципальных организаций? Какое количество пользователей подключено к СЭД в 2023 году?
— На начало 2023 года в СЭД было около 4.5 тыс. пользователей, а сегодня уже около 5.5 тыс. Рост связан с подключением медицинских организаций. Сейчас увеличивается число пользователей образовательных организаций, к СЭД подключаются дошкольные образовательные учреждения региона.
В целях ограничения нагрузки на системных технологов СЭД регистрация в СЭД пользователей ведется постепенно. Полноценный охват СЭД требует организации управления на местах. Со стороны Правительства области выполнены все необходимые мероприятия по организации электронного документооборота в регионе и представлены все необходимые условия для использования СЭД.
— Какими решениями в рамках СЭД пользуется руководство области?
— Руководством области используются мобильное решение СЭД на всех возможных устройствах (ПК, мобильные телефоны, планшеты), аналитические отчеты СЭД. ЭП документов, наложение факсимиле на документы на основе ЭП.
— Есть ли доработки в СЭД, которые сделаны специально для Амурской области и их можно считать уникальными?
— Специалисты «ЭОС» всегда с готовностью принимают пожелания по изменению функционала от нас, анализируют их и самые значимые включают в свое тиражируемое решение.
Также специально для Амурской области иногда выполняются доработки, которые специфичны именно для наших пользователей. Например, компания-партнер разработчика «Офис-Док» разработала большое количество статистических и аналитических форм по требованиям различных подразделений Аппарата Губернатора области и Правительства области. Также разработана служба наложения факсимиле на электронные документы и другие прикладные инструменты.
— Кто на местах поддерживает работу СЭД, какая в этом процессе роль ЭОС, партнеров ЭОС, специалистов ЦИТ Амурской области?
— Обслуживание и обновление ПО СЭД, ведение справочников СЭД – задача специалистов ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области». На местах работу поддерживают системные технологи участника СЭД, а в ОИВ, находящихся на централизованном обслуживании ИТ-инфраструктуры – так же специалисты ЦИТ АО.
Разработчик ПО СЭД, компания «ЭОС», ведет сбор статистики по использованию ПО и осуществляет развитие (модернизацию) прикладного ПО под общие требования всех пользователей СЭД «ДЕЛО», в том числе нас, поставляет новые версии ПО. Роль партнера ЭОС, компании «Офис-Док», – оказание консультаций по сопровождению ПО СЭД, по работе с электронными документами, по дальнейшему развитию системы, проведение аналитики использования СЭД в регионе, помощь в диагностировании и устранении возникающих замечаний, а также разработка дополнительных функций СЭД.
— Какие еще проекты в рамках развития СЭД Амурской области проходят сейчас?
— На текущий момент в рамках импортозамещения происходит замена СУБД СЭД на Postgres, изменение происходит при поддержке «Офис-Док». В рамках перехода на новую СУБД будет изменен способ резервного хранения файлов РК, зарегистрированных в предыдущие годы, что должно значительно повысить надежность хранения данных в СЭД.
Также стоит отметить внедрение в регионе системы «Архивное дело». Данное решение позволяет передавать на архивное хранение документы, которые больше не требуется хранить в СЭД. Также данная система используется для хранения удаленных из СЭД РК.
— К какой цели вы стремитесь, развивая СЭД Амурской области?
— Развитие СЭД идет планомерно. Посредством организационных мероприятий Правительства Амурской области при поддержке разработчика и партнера мы повышаем вовлеченность использования СЭД сотрудниками, соблюдение правил работы с электронными документами пользователями СЭД.
Наша основная цель с учетом достигнутого количества числа участников СЭД – предоставление удобного, понятного и надежного инструмента коммуникаций для всех ОИВ, ОМСУ и их подведомственных учреждений, в том числе медицинских и образовательных организаций, т.е. создание единого информационного пространства, где можно быстро обмениваться информацией, отправлять запросы и получать на них ответы. Ведь это в свою очередь повышает эффективность работы государственных органов.
— Большое спасибо за беседу!