Регистрация кассы в налоговой: пошаговая инструкция

Законодательство устроено таким образом, что каждое действие должно быть подкреплено соответствующим документом. Для этого предпринимателю необходимо иметь ККТ. Она позволяет пробивать наименование товара, выпускать чеки и отправлять данные в ФНС. Но одно дело – иметь технику, а другое – ставить на учёт. Где регистрируется контрольно-кассовая машина, как ее поставить на учет и что для этого нужно, подробно расскажем в этой статье.

Зачем нужно регистрировать ККТ

Регистрация необходима всем организациям и индивидуальным предпринимателям, у которых есть контрольно-кассовая машина. Это значит, любой, кто осуществляет расчёты должен не только приобрести соответствующую технику, но и поставить на учет ККТ в ИФНС, где регистрируются все контрольно-кассовые машины. Данные условия прописаны в ФЗ-54. Если ИП или ООО будет пользоваться контрольно-кассовой техникой без выдачи чеков и без передачи данных в налоговый орган, ему грозит наказание.

В качестве него выступает штраф:

• для ИП – в размере от 1500 до 3000 рублей;
• для организации – в размере от 5000 до 10000 рублей.

В некоторых случаях сотрудник ФНС может выписать предупреждение, что указано в статье №14.5 КоАП РФ.Передача информации от кассового аппарата до ИФНС невозможна без оператора фискальных данных, поэтому необходимо заранее заключить договор с одним из ОФД. Полный список операторов можно посмотреть на официальном сайте налоговой службы.

Регистрация ККТ пошаговая инструкция

Зарегистрировать контрольно-кассовую технику можно несколькими способами:

• присутствие в территориальном налоговом органе,
• регистрация онлайн, через личный кабинет налогоплательщика,
• через оператора фискальных данных.

В первом случае вам придётся как минимум два раза прийти в учреждение. Следовательно, потеряете лишнее время, ожидая своей очереди. Второй вариант универсален и удобен. Предлагаем рассмотреть его детально.

Чтобы перейти к ней, нужно иметь квалифицированную электронную подпись. Не путайте с обычной ЭП. От неё КЭП отличается тем, что выдаётся в специальном органе – в доверенных центрах ФНС.

Также потребуется договор с ОФД, о котором мы говорили выше.

Важно заранее проверить технику. Будет обидно, если вы пройдёте регистрацию, а ККТ не соответствует нормам закона. Итак, пройдитесь по следующим критериям и убедитесь, что они все выполнены:

• контрольно-кассовая техника в рабочем состоянии и не имеет поломок;
• на месте все марки-пломбы;
• в комплекте есть технический паспорт и документы по правильной эксплуатации;
• есть знак «Сервисное обслуживание»;
• предусмотрена техническая поддержка от официального производителя и поставщика;
• на корпусе есть идентификационный знак по образцу ФНС.

Если данные для регистрации собраны, можно приступить непосредственно к регистрации ККТ.

Ещё одним важным пунктом является место регистрации ККТ и наличие адреса вашей кассовой техники в справочнике ФИАС. Это поможет вам в дальнейшем заполнении. Достаточно иметь в справочнике название вашей улицы, где находится техника, чтобы зарегистрировать её. Если данных сведений на сайте нет, то необходимо обратиться в местную администрацию, чтобы она внесла улицу в справочник ФИАС. Лучше сделать это перед регистрацией кассы в ККТ, чем откладывать её или вовсе испортить технику. Да, и такое возможно при неправильном заполнении.

Постановка ККТ на учёт в ФНС

Шаг 1. Создаём личный кабинет ИП на сайте налоговой

Если это ваш первый бизнес, то вероятно у вас ещё нет ЛК на сайте налоговой инспекции. Вам необходимо зарегистрироваться. Как это сделать? Поставить на учет ККТ можно тремя доступными вариантами:

• С помощью регистрационной карты. Её можно получить в местном ФНС. При себе нужно иметь паспорт.
• С помощью КЭП. Напоминаем, что она выдаётся в удостоверяющем центре.
• Через сайт “Госуслуги”. Если нет учётной записи на государственном сайте, заранее позаботьтесь о её наличии.

Шаг 2. Подаём заявление

Для подачи заявление зайдите в свой аккаунт и выберите «Учёт ККТ». Перед вами высветится окошко, в котором нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ». Нажав на него, вы увидите два пункта «Заполнить параметры вручную» и «Загрузить из файла». Вам необходимо нажать на первый вариант. На экране высветится страница с заявлением. В бланке довольно много строк, но не стоит пугаться. Мы всё вам подробно расскажем и покажем. Вам остаётся только быть внимательными. И так, что вы увидите:

• В поле «Адрес установки (применения) ККТ» введите адрес, по которому фактически находится техника. Помните, мы говорили о справочнике ФИАС? Именно в этом списке будет храниться информация об улице.
• В строке «Наименование места установки ККТ» напишите тип и название точки продажи. Это может быть как обычный магазин, так и машина-такси. Если вам подходит второй вариант, то укажите модель, марку и регистрационный номер автомобиля.
• Пункт «Модель ККТ» указывается, исходя из выпавшего списка. Для этого нажмите на «Выбрать модель». В поле «Модель ККТ» укажите название и перед вами появится таблица с конкретными моделями, которые находятся в госреестре. Если в этом перечне нет вашей техники, значит, она не разрешена к использованию. Такое может случиться, если вы, например, купили аппарат пару лет назад, а зарегистрировать его решили только сейчас. Что делать в таком случае? Покупать новую кассу.

Внизу укажите заводской номер ККТ. Он будет написан в документах об эксплуатации, техпаспорте или выбит на самом корпусе. Чтобы не ошибиться при заполнении бланка, рекомендуем проверять сведения в базе данных налоговой инспекции. Далее перед вами появится окошко с выбором модели ФН. Фискальный накопитель – это чип, который есть во всех контрольно-кассовых машинах. Он отвечает за запись, хранение кассовых чеков и их передачу ИФНС. Итак, в строке введите модель ФН и чуть ниже – заводской номер. Эта информация есть на коробке или на самом накопителе.

Следующее действие:

• Указать особые параметры применения ККТ, если они есть. Так, например, если ваше географическое местоположение говорит, что там нет связи, то стоит поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».
• В поле «Оператор фискальных данных» выбираем своего ОФД. Строку с ИНН заполнять не придётся. Система автоматически загрузит эту информацию.

Остаётся нажать на кнопку «Подписать и отправить». Ваше заявление отправляется в ФНС. В течение нескольких минут инспекция проверяет документ. Если всё прошло удачно, в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» появится таблица с зарегистрированной заявкой. В этом же окошке отобразится присвоенный регистрационный номер.

Шаг 3. Проходим процедуру фискализации

Фискализация – это активация кассового аппарата, простыми словами. Таким образом включается в работу фискальный накопитель. Происходит с помощью специальной программы, которая входит в пакет ПО онлайн-кассы. В зависимости от того, какая у вас модель и кто производитель, будут разные интерфейсы, но суть остаётся одинаковой для всех. Мы рассмотрим процедуру фискализации на примере ККТ от компании LIFE PAY.

• Для начала подключите контрольно-кассовую машину к компьютеру, а затем запустите программу. Утилита автоматически ищет подключенное устройство. Нажмите на кнопку «Далее» и укажите время, чтобы вовремя пройти процедуру. Дело в том, что на активацию даётся одни сутки после подачи заявления на регистрацию ККТ в налоговом органе. Затем кликните на «Зарегистрировать».
• Перед вами откроется окошко «Укажите параметры организации и ККТ». Собственно, название говорит само за себя. Но пройдёмся по всем важным пунктам.
• В строке «Наименование юр.лица или индивидуального предпринимателя» необходимо ввести полное название фирмы. Это значит, что даже ООО или ИП нужно писать в расшифрованном виде.
• «Адрес (место) расчётов» – здесь нужно указать адрес и индекс места, где устанавливается ККТ.
• При выборе версии ФФД укажите 1.05. Именно эта версия была установлена на законодательном уровне с 2019 года.
• В разделе со флажками выберите те пункты, которые подходят вашей организации. Чаще всего не требуется ставить галочки. Далее заполните оставшиеся поля: место расчёта, адрес электронной почты отправителя чека, адрес сайта ФНС, информация о кассире, ИНН кассира. Не забудьте указать признаки агента.

Теперь смело нажимайте «Далее». В новом окошке заполните информацию об ОФД, с которым у вас заключён договор и выберите вашу систему налогообложения.

Кассовый аппарат распечатает отчёт о регистрации, а на экране появится вкладка, что процесс прошёл успешно. Отчёт выглядит как обычный чек.

Шаг 4. Регистрируем кассу на сайте ОФД

Мы прошли большой путь. Осталось совсем немного. Зайдите в свою учётную запись на веб сайте оператора фискальных данных, с которым вы сотрудничаете. Зайдите в раздел подключения контрольно-кассовой техники. В нём внесите данные, которые были напечатаны в отчёте. Теперь данные могут отправляться в ФНС.

Шаг 5. Завершение регистрации ККТ

Зайдите в свой личный кабинет на сайте налоговой. Нажмите на вкладку «Учёт контрольно-кассовой техники». Из предложенного списка выберите нужную кассу и кликните на регистрационный номер. Появится опция «Завершить регистрацию». В появившемся окошке введите реквизиты из отчёта о регистрации. Затем нажмите «Подписать и отправить». После этого вы получите карточку — отчет о регистрации ККТ, в которой стоит подпись налогового органа. Её можно сохранить в электронном или бумажном виде.

Скажем честно, регистрация ККТ в налоговом органе – не из лёгких. Здесь нужно быть максимально внимательным и аккуратным. Одно неверное движение может привести к незапланированным расходам. Избежать лишних трат можно, обратившись к нам.