Системы архивного хранения — естественное продолжение систем оперативного делопроизводства
Архивное хранение документов для любой организации — и требование законов РФ, и предусмотрительное решение сохранять данных для последующего анализа. Модули для организации архива — естественный элемент системы документооборота, которая подхватывает материалы, закончившие свой оперативный жизненный цикл, для дальнейшего хранения в удобной форме и в соответствии с нормативными требованиями. О том, как выглядят современные системы для архивного хранения, чем обусловлен рост интереса к ним и как проходит импортозамещение в этой области, рассказывает Product owner системы «Архивное ДЕЛО» компании «Масштабные решения» (ГК ЭОС) Анастасия Меницкая.
Как сегодня системы для архивов соотносятся с традиционными решениями для документооборота?
Системы архивного хранения должны быть логичным продолжением систем оперативного делопроизводства. Управление документами в организации заканчивается не на закрытии последнего поручения по документу, как многие привыкли, а после уничтожения документов в связи с истечением сроков хранения или после передачи на постоянное хранение в государственные архивы. До наступления этих событий документы должны храниться в архиве организации.
В нашей экосистеме продуктов для организации документооборота в организациях мы выстраиваем последовательный процесс обеспечения жизненного цикла документа. Цикл в организации начинается от подготовки проекта документа или его поступления из внешнего источника до соответствующего оформления факта уничтожения документа. Для процессов оперативного делопроизводства предназначена система «ДЕЛО», для архивного хранения — система «Архивное ДЕЛО», при этом передача документов из одной в другую происходит по установленному формату, а в части электронных документов — с использованием специальных технических решений, обеспечивающих целостность, воспроизводимость, аутентичность и достоверность.
Когда корпоративному пользователю система для архивов становится актуальна, а когда — необходима?
Важно учесть и нормативный, и технический аспекты. При подробном анализе норм законодательства, регулирующих архивную отрасль, мы обнаружим, что осуществлять хранение документов в течение предписанных им сроков, а также выполнять другие действия — создавать экспертную комиссию, составлять номенклатуру дел и т. д. — обязаны все без исключения организации, любых форм собственности, вне зависимости от того, являются они источниками комплектования государственных архивов или нет. Для источников комплектования обязательным являются дополнительные действия: создание архива как подразделения, предоставление учетных сведений, утверждение положения об экспертно-проверочной комиссии и ряд иных действий.
В таких условиях система для архива, несомненно, актуальна. Для сопровождения бумажного архива допустима экономия на автоматизированной системе, но для управления электронными документами технический аспект делает наличие информационной системы необходимостью, так как организация работы с электронными документами, очевидно, невозможна без специального программного обеспечения.
Наш продукт «Архивное ДЕЛО» может совмещать сопровождение бумажного архива и полноценную организацию электронного, причем как в части работы как с электронными документами, так и со скан-копиями. Это позволяет до двух-трех раз увеличить скорость выполнения рутинных задач, связанных с архивами, организовать быстрый регулируемый доступ к информации и полностью соответствовать требованиям законодательства в архивной сфере.
Насколько исторически востребованы в России зарубежные системы для архивов, учитывая национальную специфику в архивном деле?
Вместе с отечественными «коробочными» разработками на российском рынке присутствовали решения, построенные на платформах американских и европейских производителелей: Documentum, IBM Domino, FileNet и др. Их локализация и доведение до соответствия национальным практиками осуществлялись в ходе доработок и настроек при внедрении решения. На сегодняшний день использование таких продуктов связано со значительными сложностями в обновлении и поддержке, поэтому мы наблюдаем больший интерес к системам архивного хранения отечественного производства, в том числе и к «Архивному ДЕЛУ».
Как менялась функциональность решения «Архивное ДЕЛО» в связи с новыми требования законодательства РФ?
Система «Архивное ДЕЛО» — продукт с более чем пятнадцатилетней историей. За это время произошло множество изменений законодательства. Мы считаем, что сегодня архивная отрасль недостаточно отрегулирована законодательством страны. Из-за этого тема архивного хранения электронных документов вызывает массу вопросов, не все моменты обеспечения ключевых нормативно закрепленных аспектов работы с электронными документами ясны конечному потребителю, что усложняет принятие решений о выборе продукта.
В этих условиях не всегда полных норм законодательства мы разработали подход на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системой архивного хранения с гарантированным долговременным обеспечением целостности. Решение обсуждали как внутри нашей экспертной группы, так и с коллегами из Росархива, с которым мы поддерживаем рабочие контакты по методическим вопросам. Используемые в данном решении алгоритмы хэширования значительно превышают надежность сертификатов электронных подписей, есть возможность настроить незамкнутый набор алгоритмов в соответствии с государственными стандартами и локальными требованиями к безопасности. Кроме того, мы предоставляем методические услуги в подготовке нормативных правовых актов организации, закрепляющих выбранный подход в работе с электронными документами.
Наш подход соответствует международным стандартам, например, таким как OAIS (Прим.: стандарт ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве — Открытая архивная информационная система — Эталонная модель» («Space data and information transfer systems — Open archival information system (OAIS) — Reference model»).
Насколько сегодня унифицирована работа архивов? В какой степени требуется кастомизация на стороне заказчика?
Архивное дело достаточно унифицировано для организаций, которые являются источниками комплектования государственных архивов. На уровне бизнес-процессов кастомизация является минимальной или может вовсе отсутствовать. Однако, важно понимать, что документы бывают разных типов. Управленческая документация и документация научно-техническая отличаются на каждом этапе работы с документами в архиве, более того — эти области регулируют разные нормативные акты! В сложившейся практике — это разные информационные системы, а в части научно-технической документации очень часто — зарубежные проприетарные разработки.
Если говорить о корпоративных организациях, которые не передают документы в государственные архивы, то они ставят задачи по реализации уникальных процессов, хранению разнообразных по составу и форме материалов. Возможности кастомизации тут необходимы, поэтому при выпуске новой версии системы «Архивное ДЕЛО» мы реализовали всю функциональность как конфигурацию в рамках системы «ЭОС Платформа».
В рамках управленческой документации унификация обычно находится на высоком уровне, но если говорить о научно-технической, то здесь все сложнее. Техдокументация может быть различной: конструкторской, строительной, научной, в формате кинофотодокументов и т. д. В зависимости от типа материалов бывает нужна кастомизация, а иногда и более глубокая адаптация решения под конкретный запрос заказчика.
Пользователи системы «Архивное ДЕЛО» могут самостоятельно выполнить настройки внешнего вида системы, параметров индикации состояния объектов хранения, поисковых инструментов. В следующей версии мы подключим кастомизацию состава отображаемых данных в разделах системы. Такие меры помогают учесть пожелания самых искушенных пользователей, сделать интерфейс максимально дружелюбным и, несомненно, снизить нагрузку на специалистов технической поддержки. Так как нашим продуктом интересуются не только в Российской Федерации, то уже «из коробки» предусмотрена возможность выбора языка интерфейса системы. Инструменты «ЭОС Платформы» развиваются в русле no-code/low-code, поэтому у пользователей-администраторов будут возможности настройки экранных форм, добавления реквизитов к существующим и многое другое.
Как изменился технологический стек в новой версии «Архивного ДЕЛА»? Достигнута ли полная импортонезависимость и внесен ли продукт в Реестр отечественного ПО?
Как я уже отметила, «Архивное ДЕЛО» — конфигурация для системы «ЭОС Платформа». Технологический стек, начиная с версии 6.1, изменился полностью: от перехода с десктопного клиентского приложения к веб-решениям до внедрения новых подходов в организации разработки. В Реестре отечественного ПО система, конечно же, присутствует.
Если говорить об импортонезависимости, то приоритеты смещены в сторону поддержки российского ПО.
На данный момент наша система работает с семейством ОС Linux, в частности уже есть реализованный проект на «Альт Линукс». Мы рассматриваем возможности обеспечить работу нашей системы с «Астра Линукс» и «РедОС», а также с некоторыми другими операционными системами. Мы перешли на PostgreSQL, при этом продолжая поддержку работы на решениях Microsoft — Windows Server и SQL Server. Также мы поддерживаем популярные офисные приложения, в том числе отечественные. Наши продукты могут работать с аппаратными комплексами на базе процессоров семейств «Байкал» и «Эльбрус».
Над какими функциональными возможностями «Архивного ДЕЛА» вы работаете в настоящее время? Какие будут в апдейтах, а какие реализуете в новой версии продукта?
В ближайших планах у нас кастомизация состава отображаемых данных в разделах системы и подключение полнотекстового поиска. В следующей версии мы добавим комплекс функциональности для работы с запросами на выдачу любых видов материалов, которые будут учитывать и хранить в системе «Архивное ДЕЛО». Пользователи системы смогут направлять архивистам запросы и получать подготовленные материалы в системе, в том числе и контейнеры с электронными документами.
Важное направление, над которым мы работаем,— реализация процессов уничтожения электронных документов. Это, один из сложнейших вопросов, где нам приходится учитывать концепцию «остаточных реквизитов». Для следующей версии готовим максимально гибкое решение, с возможностью настройки в каком объеме уничтожается информация о документах и делах.
Также мы планируем создание опции «Архив научно-технической документации», которая значительно повысит удобство работы со специфичными материалами в архиве организации.
Насколько продукт востребован за пределами российской юрисдикции?
Конкурентные преимущества «Архивного ДЕЛА» состоят как в соответствии локальным практикам и методологической поддержке, так и в наличии технологического инструментария, обеспечивающего необходимую гибкость для приведения в соответствии с практиками других стран. Поэтому несмотря на очевидные препятствия наши продукты актуальны для реализации проектов в дальнем зарубежье, и некоторые шаги в этом направлении мы уже предпринимаем.